Licença do Adobe paga há 18 meses para um colaborador que saiu. Assinatura de ferramenta de projeto que o time abandonou depois de 3 semanas. Microsoft 365 E3 para usuários que só usam e-mail e poderiam estar no Business Basic pela metade do preço.

Software desnecessário é uma das formas mais silenciosas de desperdício em PMEs.

Por que acontece

Licença é fácil de contratar e difícil de cancelar — não pelo processo, mas porque ninguém está olhando. O débito automático passa todo mês e nenhum gestor percebe porque o valor individual parece pequeno.

Somados, esses valores costumam surpreender. Auditoria de software em PMEs de 20 a 50 funcionários frequentemente revela entre R$ 1.500 e R$ 4.000 por mês em licenças subutilizadas ou desnecessárias.

O que auditar

Licenças ativas vs. usuários ativos. Toda licença paga deveria ter um usuário com login ativo no último mês — se não tem, é candidata a cancelamento.

Plano contratado vs. recursos usados. Microsoft 365 é o exemplo mais comum: a maioria das PMEs está em planos mais caros do que precisam porque ninguém fez a análise de uso real.

Duplicidade de função. Quantas ferramentas de comunicação a empresa usa? Quantos sistemas de armazenamento? Consolidar economiza dinheiro e reduz complexidade.

Como fazer a auditoria

Levantamento de todos os débitos recorrentes em cartão e conta corrente relacionados a software. Cruzamento com os usuários ativos em cada ferramenta. Avaliação de plano adequado para o perfil de uso real.

Não precisa de ferramenta especializada para começar — uma planilha simples já resolve a primeira passagem.

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